GSuiteビジネスプランを使い始めてを3ヶ月経ちました。
すっかりブログ更新の強力なお供になっています。大きいのが「クラウドサーチ」の存在です。
この機能は、ブログネタや日々のドキュメント作成の大きな助けになっています。
アイデアやネタの整理ついて、野口悠紀雄さんが提唱している「超整理法」が私にとってのバイブルなのですが、
先月発売となった「超AI整理法」、「超AI発想法」を改めて読んで、AI時代の発想を支えるのが「GSuite」だと改めて感じています。
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なぜクラウドサーチが、発想法に役立つのか？メモしておきます。
自分のメモ検索が楽になる強力な検索ツール
GSuiteの「クラウドサーチ」とは？
ちなみにクラウドサーチとは、Gsuiteにあるアプリを横断してドキュメント検索してくれるサービスなのです。
以下のサービスのドキュメントの情報を検索可能になっています。
- Gmail
- Googleドキュメント
- スプレッドシート
- Slide
- ドライブに保存したPDF
- ドライブに保存した画像や動画
無料のグーグルアカウントだとそれぞれのサービスごとに検索しなければなりませんが、
アカウントが所有しているドキュメント、画像を対象に検索できるのが特徴です。
なぜ、クラウドサーチが「超整理法」の概念に合致するのか？
「分類せず検索する」
ために生まれてきたサービスといえるからです。
野口悠紀雄さんは著書の中で、以下のように述べています。
デジタル時代には、「分類するな。検索せよ」が新しいモットーになりました。検索のノウハウが重要になったのです。
デジタル情報について重要なことは、「いらないものを捨てる」という努力をやめて、「必要なものを検索する」という方針に転換することです。
この方式のモットーは、
「分類するな。ひたすら並べよ」
ということです。
また、ファイリングの方式も、新たなドキュメントは一番手に届きやすい場所におく。
取り出して使ったものも、元の位置に戻すのではなく、手に届きやすい場所に置く。
このような操作を続けていくと、使わなかったドキュメントは、時間が経つにつれて次第に右に押し出されていきます。
これを「押し出しファイリング」と名付けて推奨しています。
これらを末bて具現化しているのがGSuiteのクラウドサーチだなと感じました。
Gmailを活用した整理を提唱していますが、あくまでGmailしか検索できないので、どうしても横断的な検索ができません。
個別のアプリごとに検索をしてドキュメントを探していく必要があります。
これが、クラウドサーチを使うことでこの工夫が必要なくなります。
アイデアやネタ、思いついたことはすべてGSuiteアカウントのフォルダなり、ドキュメント詰め込んでおけば、いくらでもあとから高度に検索ができるというのは大きいです。
下の画像は、日頃、Gmail、Keepやドキュメント、スプレッドシートに保存しているドキュメントから
「Chromebook」
をキーワードにして検索してみたところ。
メモや下書きを時系列に一括で検索でき、ネタの掘り起こしに役立っています。
※検索オプションもGoogle検索のものがそのまま使えます。
GSuiteのドキュメントに放り込んでおけば何でも検索できます
さらには、直前で作業したドキュメント、メールを自動表示してくれますが、
これは「押出ファイリング」「LRU」「MTU」の概念にも見事に合致しています。
・新たに作成、更新したドキュメントが先頭にくる
・作成したドキュメントは整理するのではなく、クラウドサーチから拾い出すのが基本
まさに
「「超」AI整理法 無限にためて瞬時に引き出す」
という概念に合致しているのです。
直前に作業していたドキュメントをアプリを横断して表示してくれる。
日頃思いついたことをメモしているが、埋もれて活用できていないという方は、GSuiteを採り入れてみてください。
惜しむらくは、GSuiteのビジネス以上の限定の機能で月額1,000円の費用が必要になってしまうことです。
しかしながら、投資する金額以上の生産性の向上は図られると思います。
「超」AI整理法、発想法はブログネタが枯渇、更新頻度が遅くて悩んでいるあなたににおすすめ
野口さんの書籍は、アウトプットを習慣としている人に本当におすすめです。
肝は短期記憶のメモとその後の整理。
この2つの点の効率的なやり方のヒントが満載です。
ネタには困らないようになってくるかと思います。
特にライター、ブロガーの方はぜひ読んでみてください。
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